見積書と請求書を、別々に管理しないほうがよい場面

書類を探すより、案件がどの段階にいるかを確認したい

見積書や請求書を作ったあとに確認したいのは、書類のファイル名そのものではありません。「この案件は見積を出しただけか」「請求まで済んでいるか」「入金を確認したか」と、今どの段階にいるかを知りたい場面が増えていきます。

書類が別々のフォルダやツールにあると、案件の経緯を追うたびに確認先も増えます。書類を作る仕事と、お金の状態を確認する仕事は、近くで見られるほうが日々の管理を続けやすくなります。

見積から入金までは、ひとつの案件の流れです

見積書を出して内容が固まり、請求書を発行し、売上として記録し、入金を確認する。この流れは、別々の作業に見えても、仕事のお金を確認するうえでは同じ案件の出来事です。

• 見積書を出した
• 請求書を発行した
• 売上として記録した
• 入金を確認した

請求書を発行した日と、売上として記録する日は同じとは限らない

請求書を発行した日と、売上として記録する日が必ず同じになるとは限りません。取引内容や納品・役務提供のタイミングなどによって、売上として記録する時期は変わります。

そのため、請求書を作った瞬間に機械的に売上登録するのではなく、取引内容を確認してから記録できるようにしておくと扱いやすくなります。

書類作成で終わらせず、次に確認することを残しておく

見積・請求・売上・入金を別々に管理していると、どこまで終わった案件なのかを毎回考える必要があります。同じ案件の流れとして見られれば、次に確認すべきことも見つけやすくなります。

ひとり帳簿では、見積書・請求書の作成と、売上登録・入金確認を切り離しすぎず、案件のお金の流れとして確認できるようにしています。