Excelで売上管理を続けると、あとで困りやすいこと

Excelが悪いのではなく、確認したいことが増えていく

Excelは、売上を記録しはじめるには便利な道具です。最初のうちは、日付・取引先・金額を並べるだけでも十分に役立ちます。

ただ、仕事が増えると確認したいことも増えていきます。困るのは入力の瞬間よりも、「この案件は請求したか」「入金を確認したか」「どの月の売上として扱うか」と、あとから取引の状態を確認したいときです。

月末に確認したいのは、同じ金額ではない案件です

月末に見直したいのは、単純な売上合計だけではありません。仕事の進み方やお金の動きが異なる案件が、同じ月の記録の中に混ざります。

• 仕事は終わっているが、請求書をまだ出していない案件
• 請求書は出したが、まだ入金を確認していない案件
• 入金はあったが、どの請求に対応するものか確認したい案件

金額を集計する前に、状態を迷わず見つけられるようにする

最初から細かい集計表を作り込む必要はありません。毎月すぐに確認したいことを決め、その状態を迷わず見つけられるようにするだけでも、日々のお金の管理はずいぶん続けやすくなります。

たとえば「今月の売上」「まだ請求していないもの」「入金待ちのもの」が分かれば、確認のために表やメールを行き来する場面を減らせます。ひとり帳簿では、売上・請求・入金を別々の作業として終わらせず、この流れを確認しやすい形にしています。