見積書から請求書、売上まで。必要なところだけつなげて管理する方法

見積書を作ったあとも、仕事は続いていく

仕事では、見積書を作って終わりではありません。受注後に請求書を作り、そのあと売上として記録し、入金まで確認する流れがあります。

一方で、すべての案件で同じ流れになるとは限りません。見積書だけを作り、その後の請求は取引先のシステムで行うなど、自分で請求書を発行しないケースもあります。

そのため、見積・請求・売上を必ずひとつの流れにするのではなく、必要なところだけつなげられるほうが実際の仕事には合わせやすくなります。

発行済みの見積書から、請求書を作成する

ひとり帳簿では、見積書を「発行済」にすると、その見積書から請求書を作成できるようになります。

請求書を作るときは、見積書に入力した取引先や件名、明細などを引き継げるため、同じ内容を最初から入力し直す必要がありません。

見積書の明細をそのまま請求書へコピーするほか、件名を使って「一式」の1行にまとめる方法も選べます。

請求書を発行したら、売上登録へつなげる

請求書も「発行済」にすると、その内容をもとに売上を登録できます。

取引先や案件名、金額などは請求書から引き継ぎ、売上側では必要に応じて入金予定日や入金日、管理番号などを追加します。

これにより、請求書を作ったあとに同じ内容をもう一度売上として入力し直す手間を減らしながら、請求後の入金確認に必要な情報も残せます。

見積・請求・売上を、あとから行き来できる

見積書から請求書を作り、さらに売上へつなげると、それぞれの記録が関連付けられます。

請求書から元の見積書を確認したり、関連する売上を開いたり、売上側から請求書へ戻ったりできるため、「この売上はどの請求書だったか」「この請求書はどの見積から作ったか」をあとから探し直しにくくなります。

請求書が不要な案件は、見積書だけで止めてもいい

取引先によっては、自分で請求書を作らない場合もあります。たとえば、先方のシステム上で請求処理を行う案件では、見積書だけを作成し、その先へ進める必要がないこともあります。

ひとり帳簿では、見積書を作ったからといって必ず請求書や売上へ進む必要はありません。案件ごとの実際の流れに合わせて、必要なところまで使えます。

関連付けたあとは、途中だけを書き換えない

見積書、請求書、売上が関連付いたあとに、そのうち一つだけ内容を変更すると、金額や案件名などに食い違いが生まれる可能性があります。

そのため、ひとり帳簿では関連付け済みの記録は、そのままでは編集や削除ができないようにしています。

修正が必要な場合は、売上や請求書などを逆の順番で「発行済」以外の状態へ戻し、関連付けを解除してから編集します。記録同士のつながりを保ったまま変更できるようにするための仕組みです。

同じ仕事の情報を、段階ごとに引き継ぐ

見積書、請求書、売上を別々に作ると、そのたびに取引先や案件名、金額を入力し直すことになります。さらに、それぞれがどの仕事に関係しているかをあとから確認する手間も増えます。

ひとり帳簿では、必要な案件では見積書から請求書、請求書から売上へ情報を引き継ぎながら、同じ仕事の流れとして管理できます。

すべての案件を同じ形に揃えるのではなく、実際の取引に合わせて必要なところだけつなげることで、日々の管理をできるだけ軽くすることを目指しています。