毎月同じ取引先の売上を、ゼロから入力しないための方法

毎月の売上は、同じ内容を繰り返すことがある

フリーランスや個人事業主の仕事では、毎月同じ取引先から保守費や運用費などの売上が発生することがあります。案件名や取引先、金額までほとんど同じというケースもあります。

そのたびに取引先や案件名を選び直し、金額やメモを入力していると、一件ずつは短い作業でも、毎月同じ入力を繰り返すことになります。

毎回ゼロから入力する必要はない

内容がほとんど同じ売上であれば、前回の入力内容をコピーしたり、よく使う内容をテンプレートとして登録しておいたりすると、日付や金額など必要な部分だけを変更して記録できます。

取引先や案件名を毎回入力し直さなくてよくなるため、入力の手間だけでなく、表記の揺れや入力漏れも減らしやすくなります。

売上テンプレートには、繰り返す情報をまとめておく

毎月発生する売上であれば、毎回変わらない情報をテンプレートとして残しておくと入力しやすくなります。

• 取引先
• 案件名
• 売上金額
• 源泉徴収額
• メモ
• 売上計上日の初期値

毎月発生する売上は、入力候補として残しておく

定期的に発生する売上は、必要になったときに思い出して入力するより、毎月の入力候補として残しておくほうが確認しやすくなります。

たとえば、Webサイトの保守費や運用費など、毎月ほぼ同じ内容で発生する売上を登録しておけば、「今月もこの売上を記録する」という流れを作りやすくなります。

過去の入力をコピーする方法も使える

テンプレートを作るほどではない売上でも、過去の入力内容と似ている場合があります。そのようなときは、最近の入力や過去の履歴をコピーして使うと、同じ内容を何度も入力し直さずに済みます。

定期的な売上はテンプレート、たまに繰り返す売上は履歴からコピーというように使い分けると、入力方法を無理にひとつへ揃える必要もありません。

売上入力も、繰り返す部分を減らしておく

売上の記録は、入力作業そのものに時間をかけることが目的ではありません。あとから取引内容や入金状況を確認できる形で残っていることが大切です。

ひとり帳簿では、売上テンプレート、最近の入力からのコピー、過去の売上の複製を使って、同じ内容を繰り返し入力する手間を減らせるようにしています。

毎月同じ取引がある場合ほど、繰り返す情報をあらかじめ残しておくと、日々の記録を軽くできます。