毎月同じ経費を、何度も入力し直さないための管理方法

フリーランスの経費は、毎月似たものが多い

フリーランスや個人事業主として仕事をしていると、毎月発生する経費にはある程度パターンがあります。家賃、電気代、スマートフォンの通信費、インターネット回線、ソフトウェアの利用料など、金額は変わっても内容はほとんど同じという支出も少なくありません。

それでも毎月ゼロから内容を入力していると、一件ずつは小さな作業でも、年間を通すと何度も同じことを繰り返すことになります。

毎回すべてを入力する必要はない

前月とほぼ同じ経費であれば、過去の記録をもとにして、日付や金額だけを変更したほうが入力は簡単です。よく使う経費をあらかじめテンプレートとして登録しておく方法もあります。

たとえば「スマートフォン料金」「自宅の電気代」「Adobeなどのソフト利用料」といった内容を用意しておけば、毎月入力するたびに摘要や分類を考え直す必要がありません。

• 毎月発生する通信費や家賃はテンプレートから入力する
• 前月とほぼ同じ取引は、過去の履歴を複製して使う
• 金額が変わるものは、その月の金額だけを修正する

按分する経費は、割合も一緒に残しておく

自宅兼事務所の家賃や電気代、仕事と私用の両方で使うスマートフォンなどは、事業で使った分だけを経費として記録することがあります。

このような経費で毎月同じ按分割合を使っている場合、「今月は何％だったか」を毎回思い出すより、経費の内容と一緒に割合も残しておくと確認しやすくなります。

• 電気代：事業利用分50％
• スマートフォン料金：事業利用分80％
• 家賃：仕事で使用している割合を登録
• ガソリン代：業務で使用した分を記録

忘れない仕組みを作るほうが、毎回思い出すより楽

毎月同じ処理をしていても、前回入力した内容や按分割合をすべて覚えておくのは意外と難しいものです。特に月末にまとめて入力すると、「前回どうしていたか」を過去の記録から探すこともあります。

よく使う内容をテンプレートとして残したり、過去の履歴を複製したりできれば、記憶に頼らず同じルールで記録しやすくなります。

入力を減らして、記録そのものを続けやすくする

帳簿への入力は、時間をかけること自体が目的ではありません。必要な記録を残し、あとから確認できる状態を作ることが大切です。

ひとり帳簿では、よく使う売上や経費をテンプレートとして登録したり、過去の履歴をもとに複製したりできるようにしています。按分する経費についても割合を含めて登録しておけば、毎月同じ条件を入力し直す手間を減らせます。

毎月繰り返す作業ほど、少しだけ入力を減らす仕組みを作っておくと、日々の記録を続けやすくなります。