家賃や電気代の按分を、毎月忘れず記録する方法

仕事と私用が混ざる支出は、あとで迷いやすい

自宅で仕事をしている場合、家賃や電気代、インターネット回線、スマートフォン料金など、仕事と私用の両方に関係する支出があります。

こうした支出は、全額をそのまま経費として記録するのではなく、実際の利用状況に応じて事業で使った分を分けて記録することがあります。いわゆる家事按分です。

難しいのは、按分すること自体よりも、毎月同じ支出を記録するときに「この費用は何％で計算していたか」を思い出すことです。

按分率を、毎回思い出す運用にしない

たとえば、自宅の電気代は事業利用分50％、スマートフォン料金は80％というように、自分の使い方に応じて一定の割合で記録している場合があります。

毎月その割合を覚えていれば問題ありませんが、記録する間隔が空いたり、複数の支出をまとめて入力したりすると、前回どの割合を使ったか確認する作業が増えていきます。

経費の名前だけでなく、按分割合も一緒に残しておけば、前回の記録を探したり、自分の記憶に頼ったりする必要を減らせます。

支出ごとに、使う割合を決めて残しておく

按分する経費は、支出ごとに事業で使っている状況が異なります。毎月同じ割合を使うものは、あらかじめその条件を残しておくと記録しやすくなります。

• 電気代：仕事で使う時間や場所に応じた割合を残す
• 家賃：仕事で使用しているスペースなどをもとに割合を決める
• スマートフォン料金：業務で利用している割合を残す
• ガソリン代：仕事で使用した分を分けて記録する

金額が変わっても、考え方が同じなら入力は軽くできる

電気代やスマートフォン料金は、毎月請求額が変わることがあります。しかし、事業で使っている割合が変わっていなければ、毎月考え直す必要はありません。

前月の記録を複製したり、按分率を含めたテンプレートを使ったりして、その月の金額だけを変更すれば、同じルールで記録しやすくなります。

大切なのは、何％にするかを毎月決め直すことではなく、自分で決めた根拠や割合を確認できる形で残しておくことです。

按分は、忘れない仕組みと一緒に管理する

按分する経費は、一件ずつ見ると小さな作業です。ただ、家賃、電気代、通信費など複数の支出があり、それを毎月続けるとなると、少しずつ確認の手間が増えていきます。

ひとり帳簿では、経費のテンプレートに按分割合を含めて登録し、同じ条件で繰り返し入力できるようにしています。過去の履歴を複製して使うこともできます。

毎月の記録を記憶に頼るのではなく、同じルールを残して使い回せる状態にしておくと、入力の負担を減らしながら記録を続けやすくなります。

按分割合は、実際の利用状況に合わせて考える

家事按分の割合は、すべての人に共通する数字が決まっているものではありません。仕事でどの程度使っているかなど、実際の利用状況に応じて考える必要があります。

この記事で挙げた割合は管理方法を説明するための例です。具体的な割合や税務上の取り扱いについて判断に迷う場合は、税理士などの専門家へ確認してください。